Qu’est-ce que le dossier scolaire ?
Le dossier scolaire retrace l’ensemble du parcours éducatif d’un élève, de son entrée au collège jusqu’à la fin de sa scolarité au lycée. Il constitue une mémoire officielle de son évolution, tant sur le plan scolaire que comportemental. Ce dossier est principalement destiné aux services administratifs des établissements scolaires qui s’en servent pour assurer un suivi régulier et individualisé de chaque élève.
Il contient notamment les bulletins de notes trimestriels, les appréciations formulées par les enseignants, les décisions d’orientation ou de redoublement ainsi que les comptes-rendus d’entretiens entre les familles et l’équipe pédagogique. À cela, peuvent s’ajouter divers documents administratifs, comme des pièces relatives à l’état civil, à la situation familiale ou à des aménagements particuliers dont l’élève peut bénéficier.
Ainsi, ce document strictement interne joue un rôle essentiel dans le suivi éducatif et pédagogique. Il permet aux équipes enseignantes de mieux connaître l’élève, d’adapter leur accompagnement et de prendre des décisions éclairées concernant son orientation. Pour garantir cette continuité, le dossier scolaire doit obligatoirement être transféré lorsque l’élève change d’établissement. Dans la majorité des cas, ce transfert est effectué automatiquement, sans démarche spécifique de la part des parents ou de l’élève. Toutefois, en cas de déménagement ou de changement d’académie, une demande explicite peut être nécessaire pour en assurer la bonne transmission.
Dans quel collège ou lycée inscrire votre enfant ?
Le fait de déménager n’induit évidemment pas toujours un changement d’établissement. En conséquence, vous devrez vous renseigner pour savoir quelle sera l’affection de votre enfant en consultant la carte scolaire. Et puis bien sûr, si vous déménagez en cours d’année, il sera autorisé à finir sa scolarité dans le même établissement, même si celui-ci est situé en dehors de votre nouveau secteur.
En outre, si vous choisissez d’inscrire votre enfant dans une école privée, vous ne tiendrez pas compte de la carte scolaire. Il faudra simplement s’adresser au chef d’établissement pour exprimer vos motivations et fournir les documents requis.
D’autre part, vous pouvez envisager de déroger à la carte scolaire en présentant une demande au directeur académique des services de l’éducation nationale (DASEN) via un formulaire spécifique à retirer au bureau d’accueil. Celle-ci sera acceptée dans la mesure où vous avez un motif valable et il y a une place vacante dans l’établissement visé.
Votre requête sera parfaitement justifiée si vous souhaitez notamment rapprocher une fratrie scolarisée dans deux établissements différents, inscrire votre enfant dans une école proche du lieu de garde, du lieu de travail ou d’un établissement médical. Il peut en effet être atteint d’un handicap ou d’une maladie nécessitant une prise en charge rapide.
Démarches à suivre pour transférer le dossier scolaire vers un autre établissement
Pour entamer le transfert du dossier scolaire de votre enfant vers un autre établissement, vous devrez dans un premier temps adresser une demande au chef d’établissement, soit au principal du collège, soit au proviseur du lycée actuellement fréquenté. Cette demande peut être formulée de vive voix lors d’un rendez-vous. Cela vous permettra d’échanger directement sur les raisons de ce changement et les modalités à suivre.
Toutefois, si vous ne pouvez pas ou ne souhaitez pas vous déplacer, vous avez la possibilité d’envoyer un courrier de préférence en recommandé avec accusé de réception. Cette lettre devra clairement mentionner les coordonnées complètes du nouvel établissement scolaire ainsi que le niveau de classe concerné.
Une fois cette étape effectuée et la demande acceptée, il sera nécessaire de procéder à l’inscription dans le nouvel établissement. Pour cela, vous devrez remplir une fiche de renseignement administrative relative à l’élève. Il vous faudra également fournir plusieurs documents indispensables. Citons notamment, un certificat de radiation (appelé Exeat) délivré par l’établissement d’origine, un certificat médical attestant que l’élève a bien reçu les vaccinations obligatoires, la décision d’orientation récente validée par le conseil de classe, un justificatif de domicile de moins de trois mois ainsi que deux photographies d’identité récentes et conformes aux normes en vigueur.
En outre, il est fortement recommandé d’anticiper ces démarches et de les accomplir dès le tout début des vacances d’été. Cela permettra d’éviter les délais de traitement trop longs et de garantir une rentrée scolaire sereine pour votre enfant.
Modèle de demande de transfert de dossier scolaire en raison d’un déménagement
Madame/Monsieur …(nom du chef d’établissement)…,
En raison de notre déménagement qui doit avoir lieu le …(date)…, mon fils/ma fille …(prénom)… qui était scolarisé(e) dans votre établissement en classe de …(précisez)… intégrera le collège/lycée …(nom de l’établissement)…. à la rentrée prochaine.
Par conséquent, je vous saurais gré de bien vouloir transmettre son dossier scolaire au secrétariat de son nouvel établissement situé à l’adresse suivante : …(précisez)….
En vous remerciant par avance de prendre les dispositions nécessaires, je vous prie de recevoir, Madame/Monsieur …(nom du chef d’établissement)…, l’expression de mes sentiments distingués.
Comment utiliser notre modèle de lettre ?
L’obtention de cette lettre de demande de transfert de dossier scolaire au format du traitement de texte de Microsoft Word (.docx) se fait en cliquant directement sur l’image. Ensuite, vous aurez la possibilité de l’ouvrir simplement ou de la télécharger et de la sauvegarder sur votre ordinateur, tablette ou Smartphone.
Puis, si vous souhaitez l’ouvrir dans un autre format. Il peut s’agir par exemple d’Adobe Acrobat Reader dont le fichier porte l’extension « .pdf », vous devrez formuler une demande dans la rubrique « Commentaire » sans vous inscrire et vous connecter. Vous la trouverez tout en bas de chaque page. Indiquez un e-mail valide dans le champ réservé à cet effet pour recevoir la pièce jointe avec notre message. En outre, nous vous recommandons de vérifier le dossier « Spam » de votre messagerie électronique si notre réponse tarde trop à arriver.
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