Les congés payés sont encadrés par le Code du travail (articles L3141-1 et suivants). Ils constituent un droit pour chaque salarié, quels que soient son type de contrat et son ancienneté dans l’entreprise. En effet, les droits à congés s’acquièrent dès l’embauche. Toutefois, le salarié ne décide pas seul de ses dates : sa demande doit être soumise à l’approbation de l’employeur, qui reste maître de l’organisation des départs.
🔷 Durée des congés payés annuels
À moins de dispositions collectives ou conventionnelles plus avantageuses, chaque salarié bénéficie de 2,5 jours ouvrables par mois travaillé au sein d’une même entreprise. Cela signifie qu’il dispose de 30 jours ouvrables (5 semaines) pour une année complète d’activité. Soulignons que, sauf accord différent dans l’entreprise, la période prise en compte pour le calcul du nombre de jours de congés s’étale du 1ᵉʳ juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours.
Par ailleurs, si le salarié a acquis suffisamment de jours de congé, il doit poser au minimum 12 jours ouvrables continus durant la période légale de prise des congés. Celle-ci débute le 1ᵉʳ mai et s’achève le 31 octobre.
Dernière condition, la durée du congé principal pris en une seule fois ne peut excéder 24 jours ouvrables. En effet, à moins d’un accord exceptionnel de l’employeur, le salarié sera tenu de fractionner ses vacances en prenant, par exemple, 4 semaines en été et une cinquième semaine à un autre moment de l’année.
🔷 Démarches pour poser des congés payés
Le Code du travail ne fixe pas de règles strictes concernant le formalisme de la demande du salarié. Cependant, l’employeur est tenu de communiquer l’ordre des départs à chaque salarié au moins un mois avant son départ. Dans la pratique, les entreprises établissent donc leurs propres procédures internes pour respecter ce cadre légal.
Quoi qu’il en soit, il est fortement conseillé de soumettre sa demande de congés plusieurs semaines, voire mois, à l’avance. Cette anticipation permet à l’employeur d’assurer la continuité des services et de respecter ses obligations d’affichage.
Pour poser des congés payés, plusieurs méthodes sont possibles :
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Demande écrite remise en main propre : Rédiger un document précisant les dates et demander un émargement pour preuve.
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Envoi par courrier recommandé (LRAR) : Cette méthode garantit une trace incontestable en cas de litige ou de relations tendues.
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Utilisation des outils numériques : Logiciels RH ou plateformes intranet qui permettent un suivi en temps réel.
Ensuite, l’employeur valide ou refuse la demande en tenant compte des besoins de l’entreprise, mais aussi de critères légaux (situation de famille du salarié, ancienneté, etc.). En cas de refus, l’employeur ne peut pas être contraint de se justifier par écrit, mais il doit proposer au salarié de reporter ses jours à une autre période.
🔷 Quelle incidence sur les congés si le salarié tombe malade ?
Désormais, la maladie a une incidence directe sur les vacances. Si le salarié tombe malade avant ou pendant ses congés, il a le droit de reporter les jours de repos dont il n’a pas pu bénéficier.
Le salarié doit impérativement obtenir un arrêt de travail et le transmettre à son employeur. Les jours de congés coïncidant avec l’arrêt maladie sont alors préservés et pourront être pris à une date ultérieure. À son retour de convalescence, le salarié reprendra son poste à la date initialement prévue, mais son solde de congés restera créditeur des jours où il était souffrant.
🔷 Comment est déterminé l’ordre de départ en congé dans une entreprise ?
C’est l’accord d’entreprise, l’accord de branche ou la convention collective qui fixent les règles. À défaut d’accord, c’est l’employeur qui décide après avis du CSE (Comité Social et Économique).
D’une manière générale, la priorité est donnée aux salariés en fonction de leur situation de famille, notamment pour ceux ayant à charge un enfant, une personne âgée ou un adulte handicapé. Sont également pris en considération l’ancienneté du salarié, ainsi que son activité chez un ou plusieurs autres employeurs (article L. 3141-14 du Code du travail). Les périodes de droit de garde pour les parents séparés sont par ailleurs un critère d’appréciation fréquent.
Enfin, ajoutons que les conjoints ou partenaires liés par un PACS travaillant dans la même entreprise ont le droit à un congé concomitant, ils peuvent donc partir en même temps.
🔷 L’employeur a-t-il le droit de modifier les dates de congés une fois validées ?
En principe, l’employeur peut changer vos dates de congés, s’il respecte un délai de prévenance d’un mois. De plus, s’il veut modifier vos dates avant ce délai, il a l’obligation de justifier de circonstances exceptionnelles. Parmi celles-ci, on peut citer, par exemple : l’impossibilité de remplacer un salarié absent, une situation de redressement judiciaire ou une commande imprévue vitale pour l’entreprise.
En outre, en cas de changement tardif des dates de congé, le salarié peut demander à l’employeur le remboursement des frais engagés (billet de train, billet d’avion, réservation d’hôtel, location saisonnière ou d’un véhicule) qui ne sont pas remboursables. Par conséquent, nous vous conseillons de toujours conserver votre courrier de demande de congé et la réponse de l’employeur afin de prouver que vos congés avaient bien été validés.
✅ Exemple de lettre de demande de congés payés annuels
Madame/Monsieur …(nom)…,
Au cours de l’année …(précisez)…, j’ai pu acquérir …(nombre)… jours ouvrables de congés payés.
Par conséquent, je souhaiterais en profiter en m’absentant du …(date)… au …(date)… inclus.
Aussi, je vous saurais gré de m’informer par écrit de la suite que vous voudrez bien donner à ma demande.
Dans l’attente d’une réponse que j’espère favorable, je vous prie d’agréer, Madame/Monsieur …(nom)…, l’expression de ma considération distinguée.
Comment utiliser notre modèle de lettre ?
L’obtention de cette lettre de demande de congés payés annuels au format du traitement de texte de Microsoft Word (.docx) se fait en cliquant directement sur l’image de la lettre. Ensuite, vous aurez la possibilité de l’ouvrir simplement ou de la télécharger et de la sauvegarder sur votre ordinateur, tablette ou Smartphone.
Puis, si vous souhaitez l’ouvrir dans un autre format. Il peut s’agir par exemple d’Adobe Acrobat Reader dont le fichier porte l’extension « .pdf », vous devrez formuler une demande dans la rubrique « Commentaire » sans vous inscrire et vous connecter. Vous la trouverez tout en bas de chaque page. Indiquez un e-mail valide dans le champ réservé à cet effet pour recevoir la pièce jointe avec notre message. En outre, nous vous recommandons de vérifier le dossier « Spam » de votre messagerie électronique si notre réponse tarde trop à arriver.
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