Du fait d’un événement exceptionnel, d’une obligation professionnelle ou de soucis personnels, vous ne pouvez pas honorer un rendez-vous ou participer à une réunion. Dans de telles circonstances, il convient de prévenir vos interlocuteurs dans les meilleurs délais et par tous les moyens possibles : téléphone, e-mail, courrier postal.
Cette prise de contact peut vous permettre aussi de présenter des excuses pour la gêne occasionnée, de justifier votre indisponibilité et de proposer une nouvelle date de rencontre.
Notez que pour les rendez-vous importants tels que les rencontres avec un conseiller Pôle Emploi ou un employeur, il est préconisé d’envoyer une lettre avec AR qui atteste que vous avez prévenu en temps et en heure.
Modèle de lettre pour annuler un rendez-vous d’ordre privé :
Madame/Monsieur …(nom)…,
En raison d’un événement indépendant de ma volonté, il me sera malheureusement impossible de me présenter au rendez-vous que vous m’aviez proposé le …(date)… à …(heure)….
Sincèrement navré pour cette indisponibilité, je me permettrai de vous recontacter sous 48 heures afin que nous puissions nous mettre d’accord sur une nouvelle date.
En espérant vous rencontrer très prochainement, je vous prie de croire, Madame/Monsieur …(nom)…, à l’assurance de mes meilleurs sentiments.
Modèle de lettre pour annuler un rendez-vous professionnel :
Madame/Monsieur …(nom)…,
En raison de …(précisez le motif de votre indisponibilité)…, je ne pourrai malheureusement pas honorer le rendez-vous qui devait avoir lieu demain à …(heure)….
Je vous prie d’accepter mes sincères excuses pour ce contretemps et vous propose de me contacter au …(n° de téléphone)… en début de semaine prochaine afin que nous fixions ensemble une nouvelle date de rencontre.
Dans cette attente, veuillez agréer, Madame/Monsieur …(nom)…, l’expression de ma considération distinguée.
Modèle de lettre pour annuler une réunion de travail :
Madame, Monsieur,
Je suis au regret de vous annoncer que la réunion devant avoir lieu dans nos locaux le …(date)… à …(heure)…. est annulée en raison de …(précisez le motif de votre indisponibilité)….
Aussi, je vous propose de vous appeler dès demain dans la matinée afin que nous convenions d’une nouvelle date de rencontre.
En vous présentant mes sincères excuses pour le désagrément occasionné, je vous prie de croire, Madame, Monsieur, à ma considération distinguée.
Comment utiliser nos modèles de lettre ?
L’obtention de celles-ci au format du traitement de texte de Microsoft Word (.docx) se fait en cliquant directement sur l’image de la lettre. Ensuite, vous aurez la possibilité de l’ouvrir simplement ou de la télécharger et de la sauvegarder sur votre ordinateur, tablette ou Smartphone. Libre à vous après d’effectuer quelques modifications de mise en forme ou de phrases afin que ce courrier colle parfaitement aux circonstances et à votre situation personnelle.
Puis, si vous souhaitez l’ouvrir dans un autre format. Il peut s’agir notamment d’Adobe Acrobat Reader dont le fichier porte l’extension “.pdf”, vous devrez formuler une demande dans la rubrique “Commentaire” sans vous inscrire et vous connecter. Elle est située tout en bas de chaque page. Il est important que vous indiquiez un e-mail valide dans le champ réservé à cet effet afin que vous puissiez la recevoir jointe à notre message. En outre, nous vous recommandons de vérifier le dossier “Spam” de votre messagerie électronique si notre réponse tarde trop à arriver.
Cette rubrique “Commentaire” peut également être utile si vous avez des questions à poser sur le sujet ou si vous souhaitez apporter des précisions ou compléter certaines informations. N’hésitez donc pas à vous manifester. Nous tenterons de vous répondre rapidement. Vous pouvez aussi nous contacter directement.
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